Daarbij is Alwien begonnen met een analyse van de particuliere schade­verzekeringen, zoals de aansprakelijk­heidsverzekering. ‘Daarin zitten betrekkelijk weinig variaties, wat de conversie naar de actuele producten gemakkelijk maakt. We testen altijd eerst een paar polissen handmatig, bijvoorbeeld om erachter te komen welke gevolgen de conversie voor de premie heeft. Als die test goed verloopt, doen we de grote bulk automatisch. Daarbij maken we gebruik van een collectieve wijzigingstool van ANVA, een softwarehuis dat verzekeringsprocessen ondersteunt. Langzamerhand werken we toe naar de complexere zakelijke schadeverzekeringen, zoals de brandverzekering. Als automatische conversie problematisch is vanwege grote wijzigingen in de polisvoorwaarden en premies, dan doen we het handmatig.’

Het is de bedoeling dat de conversie premie­neutraal plaatsvindt. ‘Bij de omzetting van een oud naar een nieuw product kun je premie­verschillen krijgen’, legt Alwien uit. ‘Een verschil van vijf procent kun je nog uitleggen aan je klant. Maar bij een forse stijging gaan we met de klant in gesprek. Een premieafwijking van meer dan vijftien procent kunnen we bijvoorbeeld in twee jaar tijd afbouwen.’

Inmiddels heeft Alwien bijna 90 procent van zijn portefeuille omgezet. ‘Op 1 december willen we de conversie afronden. Tegelijk bereiden we de komende weken de verlenging van een aantal polissen voor. We gaan dan ongetwijfeld verouderde verzekeringen tegenkomen die bijvoorbeeld niet meer in de codelijst van Nationale-Nederlanden voorkomen en buiten de rekenbox vallen. In die gevallen overleggen we met Nationale-Nederlanden: vallen deze polissen uit of kunnen we ze aanhouden? En zo ja, onder welke polisvoorwaarden en tegen welk tarief? Dankzij de goede samenwerking met
Nationale-Nederlanden verwachten we dat dit maatwerk probleemloos zal verlopen.’

Belangrijkste hindernis voor de conversie is volgens Alwien vooral dat het veel werk is. ‘De omzetting vraagt om een goede voorbereiding en om de juiste instructies aan je medewerkers. Bovendien moet je er gewoon veel tijd voor vrijmaken. Mijn belangrijkste tip aan andere volmachten is dan ook om de conversie niet uit te stellen, maar er gewoon mee te beginnen. Hak het hele project in stukjes en bepaal hoeveel polissen je maandelijks minimaal wilt converteren. Doe ook conversies tussendoor, bijvoorbeeld bij wijzigingen of als er een naverrekening binnenkomt. Over het algemeen is de conversie niet ingewikkeld. Je zult zien dat de omzetting van de meeste polissen snel kan gaan. Voor de resterende polissen ga je het gesprek met de klant aan.’

Als “supporter van verandering” wil Nationale-Nederlanden de volmacht zo goed mogelijk helpen bij de conversie. ‘We doen het echt samen. Als ik er niet uitkom en vragen heb, staat het Conversieteam van Nationale-Nederlanden altijd klaar’, aldus Alwien. ‘Bovendien hoef ik nooit lang op antwoorden te wachten. En dat is wel zo fijn. Zeker als nieuwe polisvoorwaarden en clausules grote impact hebben voor de klant of als er aanzienlijke premieverschillen ontstaan.’

Alwien benadrukt de noodzaak van een opgeruimde en actuele schade­verzekerings­portefeuille. ‘Onze klanten hebben daar baat bij. Zij profiteren straks van de meest actuele en duidelijke schadeproducten en dekkingen die voldoen aan alle wet- en regelgeving, met consistente polisvoorwaarden en een passende prijs-kwaliteit­verhouding. Uniforme polissen leveren bovendien meer administratieve efficiency op, bijvoorbeeld bij het opmaken van polissen, het verwerken van wijzigingen en het afhandelen van schades. Zo kunnen we onze zorgplicht nog beter uitvoeren.’