Bij de aanvang van de conversie is het CVB eerst in gesprek gegaan met de co-volmachten om de routing te bepalen: wat willen de co-volmachten zelf en waar kan het CVB hen bij helpen. Vervolgens heeft het CVB een planning opgesteld, waarbij het een duidelijk onderscheid maakte tussen de zakelijke en particuliere schadeverzekeringen. Marga: ‘Begin dit jaar zijn we gestart met de zakelijke schadeverzekeringen van Delta Lloyd en Reaal. Sinds 1 september zijn we bezig met de conversie van hun particuliere portefeuilles. En in Q4 staan de verouderde schadeproducten van Nationale-Nederlanden op de planning.’

Vanwege hun zorgplicht en de belangrijke contactmomenten met hun klanten gaven de co-volmachten aan de zakelijke schadeproducten zo veel mogelijk zelf te willen omzetten. ‘Daarbij heeft het CVB vooral een faciliterende rol gespeeld’, aldus Nicole. ‘Zo hebben we contact opgenomen met het Conversieteam van Nationale-Nederlanden, waar we met conversie- en accceptatiespecialist Tino van Kraalingen een vast aanspreekpunt hebben. Samen hebben we een doelproductenlijst opgesteld. Bovendien hebben we met elkaar een webinar voor de co-volmachten georganiseerd. Daarin hebben we hun bijvoorbeeld uitgelegd wat we doen en waar zij alle informatie kunnen vinden. De co-volmachten ontvangen maandelijks een bestand met de om te zetten polissen.’

De communicatie tussen de co-volmachten, het CVB en het Conversieteam verloopt soepel, vindt Nicole. ‘De lijntjes zijn kort. Als co-volmachten bijvoorbeeld vragen hebben, kunnen ze altijd rechtstreeks bij Tino terecht. Die weet daardoor precies wat er speelt, wat voor soort zaken de co-volmachten graag bespreken en waar ze tegenaan lopen. Tino houdt ons continu op de hoogte. In die driehoek ontstaat een hechte samenwerking, leren we van elkaar en kunnen we kennis uitwisselen met andere co-volmachten.’

Natuurlijk moet er soms maatwerk worden geleverd. ‘Daarbij kun je denken aan aparte clausules met uitbreidingen of juist beperkingen op de polisvoorwaarden’, aldus Nicole. ‘In dat soort gevallen overleggen we altijd met Nationale-Nederlanden.’

Voor de particuliere schadeverzekering heeft het CVB een andere route gekozen. ‘Op 1 september zijn we begonnen met de conversie van de particuliere schadeverzekeringen van Reaal’, vertelt Marga. ‘Onze voorbereiding startte al op 1 maart, onder meer met het opstellen van de doelproductenlijst. De conversie vindt zo veel mogelijk automatisch plaats. Het CVB werkt hierbij samen met Grijpma ASG, dat verzekeraars en intermediairs helpt bij het gebruik van software. Samen hebben wij de oude polissen “vertaald” naar de nieuwe polissen. De co-volmachten hebben daardoor dus eigenlijk geen werk aan de conversie en worden volledig ontzorgd. Ze hoeven alleen nog maar hun relaties op de hoogte te stellen dat hun polis is geconverteerd.’

De conversie lijkt al met al dus goed te gaan. Ervaren Nicole en Marga hobbels? ‘Je weet dat de conversie pas succesvol verloopt als alle producten echt goed zijn ingericht. Maar dat vergt wel veel overleg en voorbereidingstijd. Het is dan ook essentieel om bijtijds te beginnen, een goede planning te hebben en collega’s voor de klus vrij te maken. Daarbij leven we in de fijne wetenschap dat we er niet alleen voor staan. Want als we er niet uitkomen, dan kunnen we altijd contact opnemen en overleggen met het Conversieteam. Door met elkaar mee te denken en samen te werken maken we de conversie voor de co-volmachten zo gemakkelijk mogelijk.’